السلام عليكم جميعا,اتمنى ان تفيدوني بالمراحل التي تمر بها عملية الشراء فقد قمنا في هذه الايام بشراء مجموعة من الادوات المكتبية كسجل الصندوق lles bordoreaux de mandant ,les ttylos …………قمنا بملئ وصل الطلب و في اليوم الموالي وصلتنا الادوات لكن لم تعجبنا نوعية السجل و الباقي مقبول والبعض الاخر لم يصلنا لقريييف نتاعي quittancier ….وصلت الادوات مع وصل استلام راقبت تطابق السلع مع وصل الاستلام اعلم ان هذا الوصل يراقبه المخزني ايضا ليدخل السلع لكن هل تبقى عندي النسخة ام الاصلي؟ و من يمضي هنا ؟وما هي الخطوات الموالية التي اتبعها لتكون لديا خطة جيدة في عملية الشراء خطوات تضمن رقابة قوية ليس فيها ثغرااات؟
الامر بسيط وكما قمتي به …بعد انجاز وصل الطلب يقوم الممون بتحضير الطلبية وجلبها مع وصل استلام وفاتورة بالسلع المستلمة وان بقي شيء لم يكمله ينجز لك وصل استلام ويكتب فيه باقي التسليم ويختم فوقها بختمه بالسلع التي تم طلبها ولم يتم تسليمها بعد….المهم وص الاستلام تضعين له نسخة الاصلية تبقى في ملف الممون لانجاز بطاقة الممون ومتابعتها والنسخة الاخرى تسلم للمخزني لتدوين السلع في يجل الدخول والخروج ان وجد وبطاقات المخزون …بعدها تبقى عملية انجاز الحوالة والتخليص ….اما فيما يخص مراقبة خروج السلع فانصحك بالعمل بوصل الخروج لانه هو الوثيقة القانونية الوحيدة التي تثبت اتجاه خروج السلع من المخزن ..ولتنظيم العملية عليك بنجاز دفتر وصولات خروج لكل مصلحة داخل المؤسسة واحد خاص بالاستشارة وواحد بمصلحة الاقتصاد والاخر بامانة المدير يعني المخزني يتعامل مع رؤساء المصالح وفقط ولا خروج لاي سلعة لتابيعيهم …يعني لا تتعاملي مع الاساتذة مثلا فيما يخص الاقلام والخراطيش وغير ها اي حاجة اتخصهم يذهبون لمستشار التربية او الناظر في الثانوية وهو من ياخذ الطلبية ويمضي على وصل الخروج ونفي الامر بالمصالح الاخرى ..هكذا تكون العملية قانونية وتتفادين الفوضى وتحويل مصلحة الاقتصاد الى بقالة او حانوت كما لدى البعض ووفقك الله.