I. DOCUMENTS ET REGISTRES RELATIFS AUX RECETTES
1/-L’état des élèves présents au 1/10 :
Etat établi par le sous-directeur des études ou le conseiller d’éducation, il constitue un acte administratif donnant naissance aux recettes pour frais scolaires et droits d’inscription
Il permet à l’intendant de monter le registre des droits constatés qui constitue l’une des pièces maîtresse de la comptabilité particulièrement des établissements à régime d’internat et/ou demi-ponsion-
2/-Le registre des droits constatés :
Le registre des droits constatés sur les familles doit être tenu correctement et mis à jour des changements intervenus au moyen des bulletins d’entrée et de sortie. L a récapitulation doit être faite à la fin de chaque trimestre et en fin d’année.
Il doit être également visé par le Chef d’établissement et Gestionnaire à la fin chaque trimestre.
3/-Le Registre des dégradations :
Les bons délivrés par le conseiller d’éducation ou le censeur signés par le directeur doivent être signés par l’auteur de la dégradation et seront pris régulièrement en charge par l’intendant. La valeur de la dégradation et déterminée par le conseil de coordination administrative C.F à la circulaire n°85/DAMMF/SDCGFE du 18.01.1990.
4/-Le quittancier ou livre de quittances à souche :
Chaque établissement ne doit avoir en service qu’un livre de quittances à souche.
La série de numéros que portent la quittance et la souche et unique pour chaque année de 1er Janvier au 31 Décembre. La quittance est détachée et remise au débiteur, quant à la souche elle demeure attachée au livre.
La quittance doit être arrêtée en chiffres et en lettres et comporter le nom du débiteur, le mode de versement ainsi que l’objet de la recette renseigné au maximum.
Le quittancier doit être arrêté mensuellement en chiffres et en lettres.
En fin d’exercice, les quittances non utilisées doivent être annulées et demeureront attachées au livre.
5/-Le sommier des recettes :
Les quittances délivrées y sont reportées à la fin de la journée. Ce registre fait ressortir la répartition des recettes par article budgétaire en distinguant les recettes de l’exercice courant et celles des services hors budget, le sommier des recettes est arrêté en chiffres et en lettres trimestriellement et confronté avec le registre des comptes ouverts au trésor et à Divers, le registre des SHB et le livre de quittances à souche.
6/- Le registre des comptes ouverts au trésor et à divers :
Ce registre permet de suivre le recouvrement de toutes les recettes qui ne font pas l’objet d’un registre spécial comme le registre des droits constaté sur les familles. Toutes les catégories de recettes que l’Etablissement est autorisé à effectuer sont classées dans le même ordre que celui du budget.
La page de gauche est destinée à la constatation, on y inscrit le nom des débiteurs, la date de constatation et le montant.
Sur la page de droite on inscrit les renseignements relatifs au recouvrement. On y indique la date de la recette, le numéro de la quittance et le montant recouvré.
Ce registre est arrêté en chiffre mensuellement et en lettres à la fin de chaque trimestre et confronté avec le sommier des recettes. A la fin de l’année ce registre est arrêté en toutes lettres et les constatations confrontées aux recouvrements afin de dégager les restes à recouvrer.
7/- Le registre des services hors budget <<Partie Recettes >>
Toutes les opérations de recettes imputées aux comptes hors budget doivent être reportées sur le registre ouvert à cet effet. Les soldes de l’exercice précédent repris au début du suivant seront identifiés notamment deux comptes : 511 (Ré imputation) et 512 (sommes en instance d’affectation).
Il est arrêté en chiffre mensuellement et trimestriellement le solde doit être porté en lettres.